An einem Online-Meeting konstruktiv teilnehmen

Um von überall auf der Welt und zu jeder Ihnen beliebigen Zeit virtuell arbeiten zu können, brauchen Sie ein geeignetes Tool. Egal für welche Kommunikationsplattform Sie sich entscheiden, ob Sie Zoom, Microsoft Teams oder Cisco Webex, um die Bekanntesten zu nennen, nutzen möchten:

Machen Sie sich zunächst genau mit der Plattform und seinen Funktionen vertraut und richten Sie sie passend für Ihre Zwecke ein. Wir nutzen Zoom, weil uns die Funktionalität überzeugt hat und weil wir in der Regel keine Betriebsgeheimnisse kommunizieren. Wer auf Sicherheit und Compliance viel Wert legt, mag bei Microsoft Teams oder Cisco Webex besser aufgehoben sein, weil man hier Millionen Unternehmen hinter sich weiß, die Security sehr ernst nehmen. Hier erfahren Sie am Beispiel von Zoom, worauf es ankommt. Die Schritte können Sie natürlich auch auf andere Plattformen wie Microsoft Teams übertragen.

1. Zoom App Herunterladen

Klicken Sie auf den Link und schon startet Zoom. Auf Ihrem Smartphone suchen Sie im App-Store nach Zoom Cloud Meeting.

2. An Meeting teilnehmen oder anmelden

Anmelden: Wenn Sie ein Meeting starten wollen und bereits registriert sind: in Zoom Account einloggen und Meeting starten

An Meeting teilnehmen: Wenn Sie nur Gast sind und selbst kein Meeting starten wollen, dann klicken Sie direkt auf „An Meeting teilnehmen“. Dann geben Sie den Kenncode und die Meeting ID an, die Sie vom Veranstalter im Vorfeld bekommen haben.

3. Ton freischalten

Klicken Sie „Per Computer dem Audio beitreten“ oder “ Anrufen über Internet“, damit Sie Ihre Lautsprecher und das Mikrofon verwenden können.

4. Kamera und Mikrofon freischalten

Je nach Ihrer Zoom-Version können verschiedene Meldungen auftreten, wenn Sie einem Meeting das erste Mal beitreten.

• Fenster “ Zoom erlauben, Audioaufnahmen zu machen?“ ploppt auf:

Damit ist gemeint, dass Zoom auf Ihr Mikrofon zugreifen will. Sie klicken also auf „erlauben“, damit jeder im Meeting hören kann, was Sie sagen.

• Fenster „Zoom erlauben, Bilder und Videos aufzunehmen?“ ploppt auf:

Damit ist gemeint, dass Zoom auf Ihre Kamera zugreifen will. Sie klicken also auf „erlauben“, damit Sie Ihre Kamera im Meeting aktivieren können, sofern Sie das wollen.

• „Der Host hat das Meeting noch nicht gestartet“

Das bedeutet, dass der Gastgeber das Meeting noch starten muss, zum Beispiel, weil es erst zu einer bestimmten Uhrzeit beginnt. In diesem Fall warten Sie, bis das Meeting vom Host gestartet wird. Sie werden dann automatisch in das Meeting weitergeleitet.

• „Bitte warten, der Moderator lässt Sie in Kürze eintreten.“

Das bedeutet, dass das Meeting schon begonnen hat, aber dass der Moderator Sie erst dazu holen muss. In diesem Fall warten Sie. Sobald er Sie freischaltet, werden Sie automatisch zum Meeting weitergeleitet.

5. Im Meeting

Sie sind nun erfolgreich dem Meeting beigetreten. Achten Sie nun in der schwarzen Leiste am unteren Bildschirmrand darauf, dass Ihr Mikrofon eingeschaltet ist und Ihre Kamera auch, damit Sie persönlich rüberkommen. Bei Hintergrundgeräuschen, die in Ihrer Umgebung verursacht werden, sollten Sie Ihr Mikrofon stummschalten, sofern Sie momentan nichts zur Konversation beitragen. Zur Aktivierung bzw. Deaktivierung klicken Sie einmal auf das Symbol in der schwarzen Leiste. Dort finden Sie auch den Chat, in den Sie Nachrichten lesen, Dateien hochladen und Nachrichten verschicken können. Hierbei können Sie wählen, ob die Nachricht an alle oder nur an eine Person versandt werden soll. Den Chat können Sie nur während des Meetings sehen. Sobald das Meeting beendet wird, können Sie also nicht mehr darauf zugreifen. Laden Sie sich hier geteilte Dateien daher rechtzeitig auf Ihr Gerät herunter oder speichern Sie wichtige Informationen zwischen, wenn Sie sie behalten möchten.

Und nun viel Spaß bei Ihrem ersten Online Meeting auf Zoom!