Nutzen Sie diese Tools in Ihren Online-Meetings effektiv!

Nutzen Sie diese Tools in Ihren Online-Meetings effektiv!

Moderne Kollaborationstools können Führungskräften erstaunlich gut dabei helfen, auf Distanz zu führen. Richtig eingesetzt, helfen diese Tools die psychischen Folgen des Lockdowns zu mildern und Offenheit und gegenseitiges Verstrauen zu fördern. Hier finden Sie eine Liste der Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Teilnehmer in virtuellen Meetings aktivieren und motivieren können. Beachten Sie dabei aber nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken, die mit diesen Tools verbunden sind.

1. Umfragen erstellen:

Anonyme Umfragen machen es einfach, seine Meinung frei äußern zu können. Die Ergebnisse regen zur Reflektion über verschiedene Ansichten an. So gelingt es Führungskräften, alle im Team vorhandenen Informationen zu teilen.

Stellen Sie sich vor, was kürzlich in einem Führungsprogramm zum Thema Konfliktmanagement geschah: Eine Führungskraft verkündete: „Ich glaube nicht, dass wir ein Problem mit der Transformation unseres Unternehmens haben, aber wenn Sie anderer Meinung sind, klären Sie mich bitte auf.“ Die Folge war Kopfschütteln und betretenes Schweigen im Off. Niemand im Team äußerte dazu seine ehrliche Meinung. Viel mehr Klarheit hatte der Moderator, nachdem er eine anonyme Umfrage startete: „Bewerten Sie auf einer Skala von 1 bis 10 den aktuellen Stand unseres Entwicklung-Projekts.“ Das Ergebnis dieser Umfrage bot die Möglichkeit über bestehende Konfliktherde zu reden und der Moderator kam zur Einsicht, weniger tendenziöse Fragen zu stellen.

Es ist wahrscheinlicher, dass, basierend auf den Umfrageergebnissen, eine höhere Bereitschaft und Sicherheit seitens der Mitarbeiter vorhanden ist, an einem offenen Meinungsaustausch teilzunehmen.

2. Mit „Ja / Nein“ abstimmen:

Der visuelle Austausch über die Monitore reicht oftmals nicht aus, um aus den Gesichtern der Gesprächspartner Zustimmung oder Ablehnung zu deuten. Lassen Sie Ihre Online-Meetings interaktiver werden. Planen Sie den Aufbau ihrer Meetings so, dass immer wieder die Möglichkeit besteht mittels des Symbols „Daumen hoch“ bzw. „Daumen runter“, Reaktionen zu zeigen.

Vielleicht kennen Sie diese Situation: In einem virtuellen Meeting schauen Sie auf ein Dokument, das Sie als Grundlage Ihres Vortrages nutzen, während Sie zu Ihren Teilnehmern sprechen. Solange ist es Ihnen unmöglich, genügend Resonanz von ihren Zuhörern wahrzunehmen. Planen Sie den Aufbau ihrer Meetings so, dass Sie innerhalb Ihres Vortrags immer mal wieder Fragen stellen, die mit „Ja“ bzw. „Nein“ beantwortet werden können. Mithilfe dieses Tools schaffen Sie regelmäßig ein vollständiges Meinungsbild zu wichtigen Themen und müssen nicht unter einer resonanzarmen, nebulösen Atmosphäre leiden.

3. Hand heben:

In Online-Meetings ist es besonders schwer eine natürliche Gesprächssituation zu erzeugen. Üblicherweise lebt ein Gespräch auch von nonverbalen Äußerungen wie Mimik und Körperspräche, die dazu beitragen, einen regen und effektiven Austausch von unterschiedlichen Meinungen zu ermöglichen. Damit virtuelle Besprechungen nicht in Monologen ausarten, hilft Ihnen die Funktion „Hand heben“, um mit Ihren Gesprächsteilnehmern unmittelbar in einen Dialog zu treten.

Machen Sie dabei nicht den Fehler wie eine Teilnehmerin aus unserem Trainingsprogramm. Sie forderte ihre Teilnehmer mit folgenden Worten auf, das „Hand heben“ Symbol zu klicken: „Heben Sie die Hand, wenn Sie Schwierigkeiten mit der ungewohnten Situation im Homeoffice haben.“ Als Sie keine Reaktion bemerkte, fuhr Sie fort: „Super, na dann können wir ja mit vollem Elan das neue Projekt starten.“ Natürlich wurde ihr so nicht bewusst, dass es einige Mitarbeiter gab, denen die neue Situation Probleme bereitete. Ein Grund für das fehlende Feedback: Die Teammitglieder haben das Tool nicht schnell genug gefunden, auch deshalb, weil für eine Rückmeldung zu wenig Zeit bemessen wurde. Zudem scheuten sich einige Teilnehmer persönliche Schwächen vor dem gesamten Team zu offenbaren.

Wenn Sie also dieses nützliche Hilfsmittel verwenden möchten, achten sie darauf genügenden Zeit für Reaktionen einzuräumen. Für weniger persönliche Fragen bietet „Hand heben“ eine effektive Möglichkeit, Ansichten und Wortmeldungen spontan in das Gespräch einfließen zu lassen.

4. Chat-Funktion nutzen:

Die Chat-Funktion ermöglicht es allen, gleichzeitig und unter Angabe ihres Namens einen Beitrag in eigenen Worten zu teilen. Besonders hilfreich ist dieses Tool für ein Brainstorming. So können sich alle Teilnehmer gleichzeitig relevante Fragen oder bedeutende Aspekte überlegen, die dann im Chat gesammelt und weiter verwertet werden können. Gegenüber Umfragen hat dieses Werkzeug den Vorteil, dass es spontan, ohne viel Vorbereitung funktioniert und für offene Fragen geeignet ist.

Neben allen Vorteilen sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass der Chat vom Gespräch ablenken kann, denn das Lesen und Formulieren der Nachrichten im Chat können einiges an Konzentration in Anspruch nehmen. Außerdem kann es vorkommen, dass aufgrund von der Länge oder Menge der Einträge, Beiträge übersehen werden.

Wenn Sie dieses Tool so effektiv wie möglich und ohne unerwünschte Begleiterscheinungen nutzen möchten, sollten Sie darüber nachdenken, den Chat nur dann zu aktivieren, wenn er zur Verwendung dient. Auch wenn dieses Werkzeug die Möglichkeit bietet, spontan eingesetzt zu werden, sollten Sie trotzdem darauf achten, dass während Teilnehmer ihre Antwort in den Chat schreiben, keine relevanten Themen parallel verbal behandelt werden.

5. Break-Out Rooms nutzen:

Break-Out Rooms bieten ein intensiveres Gesprächserlebnis und zudem die Möglichkeit Nähe und Vertrauen innerhalb einer Teil-Gruppe zu stärken. Sie sind vor allem bei Gruppenarbeiten hilfreich, in denen kleine Gruppen (ca. 3-5 Personen) bestimmte Aufgaben oder Themen zugewiesen bekommen, welche in einem sicheren Raum bearbeitet werden. Hier können Ideen getestet und Beziehungen innerhalb des Teams aufgebaut werden. In der kleinen Gruppe entstandene Ergebnisse sind dann leichter in der großen Gruppe mitzuteilen, da sie durch den Austausch von Perspektiven in einem vertrauten Raum entstanden sind.

6. Video einschalten:

Virtuelle Besprechungen, in denen das Video der Teilnehmenden aktiviert ist, fördern das Engagement und eine aktive Teilnahme. Diese Funktion bietet Führungskräften die Möglichkeit nonverbale Zustimmung oder Ablehnung zu erkennen. Auch wenn ein Online-Meeting, in dem alle Teilnehmer das Video eingeschaltet haben, einem natürlichen Gespräch sehr nahekommt, ist es dennoch eine ungewohnte soziale Situation.

Eine eingeschaltete Webcam gibt nicht nur die Gesichter der Teilnehmer wieder, sondern kann einen unerwünschten Einblick in das Private bieten. Gerade in Zeiten des temporären Lockdowns, ist bei vielen die gesamte Familie zuhause. Da kann es auch mal vorkommen, dass während einer Besprechung ein Familienmitglied halb bekleidet im Hintergrund durch das Bild läuft, wie das im Homeoffice-Interview mit Grünen-Chef Robert Habeck genauso eingetreten ist. Stellen Sie eine störungsfreie Umgebung sicher, sodass Sie nicht in eine peinliche Situation geraten. Viele Online-Meeting Tools bieten auch virtuelle Hintergründe an, damit nur der Teilnehmer gesehen werden kann.

Um in Ihren Online Meetings eine Atmosphäre der Nähe und des Vertrauens zu schaffen, kann die Videofunktion durchaus hilfreich sein. Jedoch kann dieser immense Vorteil den gegenteiligen Effekt in sich bergen. Beachten Sie außerdem, dass zu viele visuelle Reize ablenkend sein können und eine geringe Bandbreite zu visuellen Störungen führen kann.

Eine andere Möglichkeit ist es die Selbstansicht auszublenden. Mit eingeschalteter Selbstansicht besteht eine Tendenz, das eigene Videobild zu fokussieren und sich ablenken zu lassen. Teilnehmer fühlen sich weniger beobachtet und vergessen, dass Sie für die anderen sichtbar sind, wenn sie die Selbstansicht ausblenden.

7. Nur Audio verwenden:

Oft besteht eine zu große Scheu vor Video-Calls und Teilnehmer weigern sich die Video-Funktion einzuschalten. Was dabei oftmals außer Acht gelassen wird, ist der gruppendynamische Effekt, der entsteht, wenn Teilnehmer teilweise die Kamera eingeschaltet haben und teilweise nicht. Wenn man den Gegenüber nicht sehen kann, fühlt man sich beobachtet. Man weiß nicht was der andere tut und wie er auf das Geschehen reagiert.

Umgekehrt haben die Beteiligten, die sich in der Unsichtbarkeit verstecken, vielleicht einen Multitasking-Drang, wenden ihre Aufmerksamkeit anderen Dingen zu und lassen sich leichter ablenken. Außerdem fühlen sich Teilnehmer durch die ausgeschaltete Video-Funktion weniger verantwortlich etwas zu einer Besprechung beizutragen. Nicht nur wenn Sie als Führungskraft auf Feedback angewiesen sind, sollten Sie auf die Video-Funktion bestehen. Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer durch eine fesselnde und interaktive Gesprächsatmosphäre und ermuntern Sie die Teilnehmer die Kamera-Funktion einzuschalten.

8. Besprechung aufnehmen:

Möchten Sie Ihre Meetings aufzeichnen, um diese später zu teilen oder noch einmal anzuschauen? Auch das ist bei vielen Meeting-Tools möglich. Aufgezeichnete Besprechungen können Teilnehmern, die am Meeting nicht teilnehmen konnten, wichtige Informationen liefern. Auch Sie als Führungskraft können so nochmal nachverfolgen, was im Meeting geschehen ist.

Beachten Sie dabei, dass Sie Ihre Teilnehmer aus Datenschutzgründen darauf hinweisen müssen, dass aufgezeichnet wird. Erlauben Sie Ihren Teilnehmer in diesem Fall explizit, die Kamerafunktion auszuschalten. Nur der Moderator (Host) und Teilnehmer, die vom Host befähigt wurden, können die Aufnahmefunktion betätigen.

9. Bildschirm freigeben:

Präsentationen, Dokumente oder andere Inhalte auf Ihrem Bildschirm können Sie mit Hilfe dieses Tools Ihren Meeting-Teilnehmern in Echtzeit präsentieren oder zeigen. Sobald Sie eingestellt haben, dass alle Teilnehmer in der Lage sind, ihren Bildschirm zu teilen, kann dies zu einem regen Austausch führen und Besprechungen mit notwendigen Informationen visuell unterstützen.

Im Homeoffice birgt nicht nur die Webcam die Gefahr, Einblicke ins Private der Teilnehmer zu geben. Wenn die Bildschirmübertragung über ein privates Gerät geschieht, kann auch die Funktion „Bildschirm freigeben“ unerwünschte Informationen preisgeben. Um dies zu verhindern und den Teilnehmern die Scheu vor dieser Funktion zu nehmen, empfiehlt es sich beim Einrichten dieser Funktion auszuwählen, welches Fenster wiedergegeben wird. So sehen die anderen Teilnehmer ausschließlich das erwünschte Bild. Achten Sie außerdem beim Wiedergeben Ihres Webbrowsers unbedingt darauf, dass sowohl Such- und Browserverläufe als auch Ihre Favoriten nicht sichtbar sind, um ablenkende oder peinliche Situationen zu vermeiden.

Es ist nicht immer genau ersichtlich, was für die Teilnehmer sichtbar ist und was nicht. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, regelmäßig nachzufragen, ob alle Teilnehmer, genau das sehen, was Sie präsentieren möchten.