So schaffen Sie die Voraussetzungen für begeisternde Online-Meetings
Als Führungskraft fragen Sie sich, wie Sie gewöhnliche Online-Meetings jedesmal wieder in motivierende Ereignisse verwandeln, die allen Beteiligten Spaß und Freude machen. Das sollten Sie nicht dem Zufall überlassen.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Voraussetzungen für außergewöhnliche virtuelle Begegnungen schaffen.
Was sind die Voraussetzungen für außergewöhnliche virtuelle Begegnungen?
Beachten Sie diese 6 Erfolgsfaktoren um Ihre Online-Meetings zu optimieren und heben Sie sich beim nächsten Mal professionell ab.
Bevor Sie das Meeting starten, optimieren Sie zunächst die Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes. Richten Sie Ihren Arbeitsplatz so ein, dass Sie sich wohl fühlen und gut konzentrieren können.
Nutzen Sie folgende Checkliste, um Ihr persönliches Arbeitsumfeld anregend zu gestalten.
1. Ambiente
Das Ambiente trägt viel dazu bei, dass Sie sich wohlfühlen und produktiv sein können. Ein aufgeräumter Schreibtisch, Raum-Duft, Blumen, Ihre Lieblingsfarben, Bilder und was Ihnen sonst gefällt, können Ihnen dabei helfen, ein für Sie angenehmes Ambiente zu schaffen!
2. Belüftung
Lüften Sie vor Beginn des Meetings gut durch, bewegen Sie sich und machen Sie etwas Gymnastik, damit der Kreislauf und das Hirn in Schwung kommen. So bekommen Sie genügend Sauerstoff und bleiben konzentriert und munter.
3. Licht
Damit Sie gut zu sehen sind und die anderen selbst gut sehen, achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitsplatz und Ihr Gesicht gleichmäßig ausgeleuchtet sind. Setzen Sie sich dazu entweder vor ein Fenster oder benutzen Sie Lampen oder Strahler.
Achtung: Zu viel Licht lässt Ihr Bild vor der Kamera schnell weiß wirken. Ist Ihr Bild zu dunkel, sind Sie nicht oder unklar zu erkennen. Das erschwert die Kommunikation zu Ihrem Gegenüber und schmälert Ihre Wirkung. Testen Sie im Vorfeld, wie Sie die Ausleuchtung optimieren können.
4. Kamera
Ihre Kamera sollte Ihr Bild klar und deutlich erscheinen lassen. Ist die Qualität zu gering, kann es zu milchigen oder unscharfen Bildern kommen. Das können Sie vermeiden, indem Sie eine hochwertige Webcam kaufen. Ein weiterer Vorteil einer Webcam ist, dass diese schon meist über ein brauchbares Mikrofon verfügt.
Achten Sie bei der Ausrichtung Ihrer Kamera darauf, dass Sie keine Lichtquelle von Hinten anstrahlt. Der Blick zur Kamera sollte Richtung Fenster bzw. zur Lichtquelle gehen.
Gute Kameras gibt es schon ab 30 Euro, zum Beispiel: Logitech Webcam C270
5. Ton
Die Tonqualität hat einen nicht hoch genug zu bewertenden Einfluss auf die Motivation der Teilnehmer, sich an einen Meeting effektiv einzubringen. Geübte Moderatoren nutzen deshalb alle Möglichkeiten, für die optimal Tonqualität bei sich und den Teilnehmern zu sorgen. Die meisten Kooperationsplattformen haben eine Funktion zum Testen Ihres Mikrofons, welche Sie vor dem Start des Meetings immer mal wieder nutzen sollten. Testen Sie das Mikrofon Ihres Gerätes. Sie sollten gut verständlich zu hören sein, also nicht gedämpft und weder zu laut noch zu leise. Wenn Sie auf die Qualität Ihrer Stimme Wert legen, sparen Sie nicht an einem guten Mikrofon. Kaufen Sie sich ein externes Mikrofon, zum Beispiel das Rode NT USB.
Fragen Sie Ihr Gegenüber vor Beginn des Meetings, ob Sie gut zu verstehen sind. Manchmal hilft es schon, sich näher an das Mikrofon zu setzen. Tolerieren Sie auch bei den anderen Teilnehmern, aus falsch verstandener Höflichkeit, keine störenden Einflüsse. Nutzen Sie hier die Chat-Funktion, wenn Sie beispielsweise Echos oder andere irritierende Geräusche vernehmen. Trauen Sie sich auch Teilnehmer direkt anzusprechen und geben Sie unterstützende Hinweise falls die Tonqualität zu wünschen übrig lässt. Grade bei größeren Teilnehmergruppen können sich störende Einflüsse, wie im Hintergrund schreiende Kinder, bellende Hunde oder klingelnde Paketboten leicht potenzieren und zu einem ernstzunehmenden Handicap für ein produktives Meeting entwickeln. Hier hilft ggf. der Hinweis darauf, das Mikro grundsätzlich stumm zu schalten und nur dann eingeschaltet zu haben, wenn der jeweilige Teilnehmer etwas zu sagen hat.
6. Hintergrund
Wenn Sie keinen neutralen Hintergrund in Ihrem Homeoffice haben, sollten Sie besser einen Videofilter benutzen. Dazu klicken Sie auf den Pfeil neben dem Videosymbol in der schwarzen Leiste unten. Dann gehen Sie auf Videoeinstellungen -> Virtuellen Hintergrund auswählen.
Dort finden Sie entweder vorinstallierte Hintergründe oder Sie können ein eigenes Bild hochladen. Professionelle Hintergrundbilder zum kostenlosen Download finden Sie z. B. bei: https://pixabay.com/de/images/search/zoom%20hintergrund/. Achten Sie bei der Auswahl auf einen neutralen, hellen und statischen Hintergrund, der wenig von Ihrem Erscheinungsbild abhängt.
Indem Sie diese 6 Faktoren konsequent umsetzen und mit Ihrer persönlichen Note gestalten, heben Sie sich von langweiligen Standard-Meetings ab und machen jedes Onlinetreffen zu einem besonderen Ereignis. Schaffen Sie durch die persönliche Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes Ihr individuelles Setting!
